SAF-T (D406) pentru firme de servicii-contabilitate: ce presupune raportarea și cum te pregătești cu un ERP

SAF-T (D406) este fișierul XML standardizat prin care ANAF colectează date contabile și fiscale detaliate direct din sistemele informatice ale contribuabililor. Pentru firmele de servicii-contabilitate, raportarea presupune exportul structurat al jurnalelor contabile, planului de conturi, soldurilor, facturilor și datelor despre parteneri — în formatul impus de autoritate. Un ERP precum Nexus ERP, implementat de Gotech Media, generează automat fișierul D406 din datele existente în sistem, eliminând munca manuală și riscul erorilor de formatare.

Ce este SAF-T și de ce contează pentru firmele de contabilitate

SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un standard internațional adoptat de ANAF prin Ordinul 1783/2021. Declarația D406 este implementarea românească a acestui standard.

Pentru o firmă de servicii-contabilitate, raportarea SAF-T are două dimensiuni distincte:

• Raportarea pentru propria firmă — ca orice contribuabil încadrat în categoria sa
• Raportarea în numele clienților — dacă firma ține contabilitatea unor terți și gestionează datele lor

Ambele situații necesită acces rapid la date structurate, corecte și complete. Orice eroare în fișierul XML generat duce la respingerea declarației de către ANAF.

Cine și când are obligația de raportare

ANAF a implementat SAF-T etapizat, în funcție de categoria contribuabilului:

• Mari contribuabili — obligație din ianuarie 2022
• Contribuabili mijlocii — obligație din ianuarie 2023
• Contribuabili mici — obligație din ianuarie 2025

Firmele de contabilitate se încadrează cel mai frecvent în categoria contribuabililor mici sau mijlocii, cu cod CAEN 6920 (Activități de contabilitate și audit financiar). Termenul de depunere este lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală, până pe 20 ale lunii următoare.

Nerespectarea termenului sau depunerea unui fișier cu erori structurale atrage sancțiuni contravenționale. În experiența noastră, firmele care nu au un sistem informatic adecvat pierd timp semnificativ cu pregătirea manuală a fișierului.

Ce date trebuie incluse în fișierul D406

Fișierul SAF-T are o structură XML complexă, organizată pe mai multe secțiuni obligatorii:

• Header — date de identificare firmă, perioadă raportată, monedă
• MasterFiles — plan de conturi, furnizori, clienți, centre de cost
• GeneralLedgerEntries — toate înregistrările contabile din perioadă
• SourceDocuments — facturi emise, facturi primite, plăți, încasări

Pentru o firmă de contabilitate, volumul de tranzacții poate fi relativ redus față de retail sau producție. Dar acuratețea datelor contabile este critică — orice inconsistență între D406 și alte declarații (D300, D390, D394) poate declanșa o inspecție fiscală.

Cum pregătește un ERP raportarea SAF-T

Un ERP integrat rezolvă problema SAF-T la sursă — datele sunt introduse o singură dată și exportate automat în formatul cerut.

În Nexus ERP, modulul de raportare SAF-T face exact asta:

• Preia automat planul de conturi și corespondența cu codurile ANAF
• Exportă jurnalele contabile în structura XML validată
• Include datele despre parteneri (CUI, adresă, tip — furnizor/client)
• Validează fișierul înainte de transmitere, prin rapoarte de consistență internă

Frecvent întâlnim firme care lucrează în programe de contabilitate izolate și completează fișierul SAF-T semi-manual, prin exporturi intermediare în Excel. Această abordare este consumatoare de timp și riscantă pe termen lung.

Greșeli frecvente în raportarea SAF-T la firmele de contabilitate

Din practica implementărilor Gotech Media, cele mai comune probleme sunt:

• Plan de conturi incomplet mapat — conturi analitice care nu au corespondent în nomenclatorul ANAF
• Date lipsă despre parteneri — CUI invalid sau lipsă, adrese incomplete
• Inconsistențe între D406 și D300/D394 — sume care nu se reconciliază între declarații
• Fișier generat manual din surse multiple — risc de erori de concatenare sau duplicare
• Neincluderea documentelor de corecție — stornări sau note contabile care lipsesc din export

Validatorul ANAF (DUKIntegrator sau aplicația oficială) respinge fișierele cu erori de schemă XML. Erorile de conținut pot trece de validare, dar pot genera probleme la control.

Ce verifici înainte de prima depunere D406

Dacă urmează să depui prima oară SAF-T, parcurge această listă:

• Verifică dacă toate conturile analitice sunt mapate corect pe codurile din nomenclatorul ANAF
• Confirmă că toți partenerii activi au CUI/CNP valid și adresă completă în sistem
• Reconciliază sumele din SAF-T cu balanța de verificare pentru perioada respectivă
• Testează fișierul generat prin validatorul oficial ANAF înainte de transmitere
• Verifică dacă documentele de corecție și stornări sunt incluse corect

Gotech Media oferă asistență la prima configurare a exportului SAF-T în Nexus ERP, inclusiv maparea planului de conturi pe structura ANAF.

---

Întrebări frecvente

Firmele mici de contabilitate sunt obligate să depună SAF-T în 2025?

Da. Contribuabilii mici, inclusiv firmele de contabilitate cu cod CAEN 6920, au obligația de raportare SAF-T (D406) începând cu ianuarie 2025. Prima declarație acoperă datele din prima lună sau primul trimestru, în funcție de periodicitatea fiscală a firmei.

Pot genera fișierul SAF-T din Excel sau din programul de contabilitate actual?

Tehnic, da — dacă programul are un export SAF-T certificat. Problema apare când datele vin din surse multiple sau exportul nu este actualizat la ultimele versiuni de schemă ANAF. Un ERP integrat elimină aceste riscuri prin generare automată și validare internă.

Ce se întâmplă dacă depun D406 cu erori?

ANAF respinge fișierele cu erori de structură XML — va trebui să corectezi și să retransmiți. Erorile de conținut (sume incorecte, parteneri lipsă) nu blochează depunerea, dar pot fi identificate la un control fiscal ulterior și pot genera sancțiuni sau obligații suplimentare.

Nexus ERP generează automat fișierul SAF-T sau trebuie configurare suplimentară?

Nexus ERP are modulul de raportare SAF-T inclus, dar necesită o configurare inițială — în principal maparea planului de conturi pe nomenclatorul ANAF și verificarea datelor de parteneri. Gotech Media asigură această configurare ca parte din implementare sau ca serviciu separat pentru clienții existenți.

---

Vrei să știi dacă sistemul tău actual poate genera corect fișierul D406? Echipa Gotech Media îți face o analiză gratuită a situației și îți arată cum arată raportarea SAF-T în Nexus ERP pentru o firmă cu profilul tău. Contactează-ne pentru o discuție fără obligații.