Declarația 394: ce este, cine o depune și cum o generezi automat din ERP

Declarația 394 este declarația informativă privind livrările și achizițiile efectuate pe teritoriul național, depusă trimestrial la ANAF de către plătitorii de TVA. Orice firmă înregistrată în scopuri de TVA în România și care a realizat tranzacții cu alți contribuabili TVA în perioada respectivă are obligația depunerii. Prin Nexus ERP, implementat de Gotech Media, declarația se generează automat din datele contabile existente — fără export manual, fără reprelucrare în alte aplicații.

Ce este Declarația 394 și ce conține

D394 raportează tranzacțiile B2B desfășurate pe teritoriul României, detaliat pe fiecare partener comercial. Nu se includ exporturile, importurile sau livrările intracomunitare — acestea merg în alte declarații (D390, D301).

Declarația cuprinde:

• facturile emise către alți plătitori de TVA din România
• facturile primite de la furnizori plătitori de TVA din România
• operațiunile cu regim special: bonuri fiscale peste 100 lei TVA, achiziții de la persoane fizice prin formularul 084
• tranzacțiile cu contribuabili declarați inactivi sau cu risc fiscal

Structura fișierului XML transmis la ANAF include CUI-ul fiecărui partener, numărul și valoarea facturilor, baza de impozitare și TVA-ul aferent.

Cine are obligația depunerii

Obligația revine tuturor persoanelor impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România, indiferent de forma juridică sau de cifra de afaceri.

Sunt obligați să depună D394:

• societățile comerciale plătitoare de TVA (SRL, SA, SNC etc.)
• PFA-urile și întreprinderile individuale înregistrate în scopuri de TVA
• asociațiile și fundațiile care desfășoară activități economice taxabile
• sucursalele din România ale firmelor străine, dacă sunt înregistrate TVA local

Nu depun D394 contribuabilii neplătitori de TVA și cei care în perioada de raportare nu au realizat nicio tranzacție cu parteneri TVA din România.

Termenul de depunere și periodicitatea

Declarația 394 se depune trimestrial, până pe 25 ale lunii următoare trimestrului de raportare. Calendarul fix:

• T1 (ianuarie–martie): termen 25 aprilie
• T2 (aprilie–iunie): termen 25 iulie
• T3 (iulie–septembrie): termen 25 octombrie
• T4 (octombrie–decembrie): termen 25 ianuarie anul următor

Atenție: periodicitatea de depunere a D394 este întotdeauna trimestrială, indiferent dacă firma depune decontul de TVA (D300) lunar sau trimestrial.

Nedepunerea la termen atrage amenzi între 1.000 și 5.000 lei, conform Codului de procedură fiscală. ANAF poate aplica și corecții automate pe baza neconcordanțelor identificate între D394-urile partenerilor comerciali.

Cele mai frecvente erori la completarea D394

În experiența noastră cu clienți din servicii și distribuție, erorile apar aproape întotdeauna din aceleași cauze:

• CUI-uri greșite sau lipsă — partenerul e înregistrat cu date incomplete în evidențe
• facturi omise — înregistrate după generarea declarației, fără rectificativă ulterioară
• nepotriviri față de D394 a partenerului — ANAF compară automat datele și semnalează discrepanțele
• includerea eronată a facturilor intracomunitare — acestea nu intră în D394
• bonuri fiscale netratate corect — cele sub pragul de 100 lei TVA nu se raportează individual

Un ERP care validează CUI-urile în timp real și blochează înregistrarea facturilor cu date incomplete elimină majoritatea acestor erori înainte să apară.

Cum se generează automat D394 din Nexus ERP

În Nexus ERP, D394 nu se construiește manual. Declarația se generează direct din modulul de contabilitate, pe baza facturilor deja înregistrate în sistem.

Fluxul concret:

• facturile de vânzare și cumpărare sunt înregistrate în Nexus pe parcursul trimestrului
• sistemul validează automat CUI-ul fiecărui partener la înregistrare
• la finalul perioadei, contabilul accesează modulul de raportare fiscală și selectează perioada
• Nexus generează fișierul XML în formatul acceptat de ANAF, gata de upload în Spațiul Privat Virtual (SPV)
• orice corecție necesară se face în factura sursă, iar declarația se regenerează instant

Integrarea cu e-Factura adaugă un avantaj suplimentar: facturile primite prin RO e-Factura sunt preluate automat în Nexus, deci nu există risc de omisiune la raportare. Același principiu se aplică și pentru SAF-T — datele sunt structurate o singură dată, la înregistrare, și servesc toate raportările.

Clienții Gotech Media din industria serviciilor raportează că timpul alocat pregătirii D394 a scăzut de la câteva ore la sub 15 minute pe trimestru, după implementarea Nexus.

Întrebări frecvente

Dacă nu am avut tranzacții în trimestru, depun totuși D394?

Nu. Dacă în trimestrul respectiv nu ai realizat nicio livrare sau achiziție cu parteneri plătitori de TVA din România, nu există obligația depunerii pentru acea perioadă. Este recomandat totuși să verifici această situație cu contabilul tău, deoarece chiar și o singură factură înregistrată declanșează obligația.

D394 înlocuiește decontul de TVA (D300)?

Nu. Sunt două declarații diferite cu scopuri diferite. D300 stabilește TVA-ul de plată sau de recuperat. D394 este informativă — raportează partenerul și tranzacția, fără a calcula obligații de plată. Ambele sunt obligatorii și independente una față de cealaltă.

Ce se întâmplă dacă D394 a mea nu se potrivește cu cea a partenerului meu?

ANAF compară automat datele raportate de ambii parteneri. Neconcordanțele generează notificări sau solicitări de clarificări. În cazuri repetate sau cu valori mari, pot urma inspecții fiscale. De aceea, acuratețea datelor la înregistrare este esențială — nu doar la momentul generării declarației.

Bonurile fiscale intră în D394?

Da, dar nu toate. Se raportează în D394 doar bonurile fiscale emise către persoane impozabile (firme) care au TVA mai mare de 100 lei pe bon. Bonurile sub acest prag sau cele emise către persoane fizice nu se includ individual în declarație.

---

Dacă vrei să elimini munca manuală la D394 și celelalte raportări fiscale, echipa Gotech Media îți poate arăta concret cum funcționează Nexus ERP în contextul firmei tale. Discuția inițială este gratuită și fără angajamente — contactează-ne și stabilim un moment potrivit.